ShopPlus-Coda
Automatisering bank dagafschrijften
Wat is ShopPlus-CODA?
CoDa staat voor geCOdeerde DAgafschriften.
ShopPlus-CODA is een softwarepakket waarmee men de dagafschriften, die men van de bank via electronische weg ontvangt (bijvoorbeeld via Isabel), kan afstemmen met de boekhouding.
ShopPlus-CODA werkt met de CoDa bankafschriften. Dit is een formaat dat door alle Belgische banken wordt gebruikt. Hierdoor kan ReCoDa Plus uw dagafschriften van al uw Belgische banken verwerken.
De CoDa dagafschriften worden via electronische weg door uw bank aan u overgemaakt via hun banksoftware voor electronisch bankieren of via Isabel.
Via ShopPlus-CODA kan men ...
- het inboeken van de bankverrichtingen 100% automatiseren
- een historische databank aanleggen van alle bankverrichtingen
- diverse lijsten uitprinten van de bankverrichtingen
- één of meerdere verrichtingen opzoeken door middel van intelligente filters
Voordelen van ShopPlus-CODA
Tijdwinst
Door het inzetten van het ShopPlus-CODA softwarepakket wordt het handmatig inboeken van de bankdagafschriften tot een minimum herleid. Bepaalde bedrijven, die vandaag reeds ShopPlus-CODA gebruiken, en die 5.000 bankverrichtingen per maand hebben, boeken deze automatisch à rato van meer dan 1.000 boekingen per uur.
Foutloos
Doordat de boekingen in de boekhouding volledig automatisch gebeuren, wordt het aantal foutieve boekingen tot een minimum herleid.
Uniformiteit
Doordat de boekingen in de boekhouding volledig automatisch gebeuren, worden identieke bankbewegingen steeds op dezelfde manier geboekt, met steeds dezelfde omschrijving. Deze omschrijving kan door u zelf worden ingesteld.
Uitgebreide management informatie
De bankbewegingen kunnen analytisch worden uitgesplitst alvorens ze worden doorgeboekt. Dit laat U toe om bepaalde facturen en kosten (bijvoorbeeld electriciteit) uit te splitsen over diverse kosten plaatsen zodat u een beter inzicht in uw onderneming krijgt.
Uitgebreide opzoekmogelijkheden
De bankbewegingen kunnen via een aantal zeer uitgebreide filters worden doorzocht.
Hierdoor kan men zelf overzichten maken van betalingen van klanten of betalingen aan leveranciers die uitgevoerd werden.
Voor wie is ShopPlus-Coda bestemd?
ShopPlus-CODA is vooral interessant voor die bedrijven die vandaag veel bank dagafschriften handmatig boeken, die de hierbij horende kosten willen vermijden en die een goed inzicht willen bekomen in hun bankverkeer.
Een goede kandidaat voor ShopPlus-CODA zijn vooral de winkelketens in de detailhandel die veel betalingen van hun klanten ontvangen, al dan niet via creditcards.
Door het inzetten van ShopPlus-CODA kunnen deze bedrijven ...
- de betalingen van de klanten in hun winkels automatisch afboeken bij ontvangst van de bank dagafschriften
- deze betalingen uitsplitsen per betalingswijze: cash, cheques, Bancontact, VISA, Eurocard, American Express, Diners Club, TelePost, ...
- opvolgen of alle geregistreerde betalingen in hun winkels wel effectief op de bank toekomen
- de hierbij horende kosten die moeten betaald worden aan de diverse creditcardmaatschappijen automatisch doorboeken
- opvolgen of het cash geld, dat door de winkelbediendes in de nachtkluizen wordt gestort, wel degelijk op de bank wordt overgeschreven
Andere kandidaten voor ShopPlus-CODA zijn ...
Bedrijven die via Internet verkopen aan andere bedrijven of particulieren en die hierbij credit toestaan. Via ShopPlus-CODA kunnen zij automatisch opvolgen welke klanten hun openstaande facturen betalen.
“Ik heb reeds een pakket voor bankverbinding”
Deze opmerking horen we vaak bij bedrijven waar we ShopPlus-CODA voorstellen.
Toch is ShopPlus-CODA ook voor hen een ideale aanwinst.
Vele bedrijven hebben reeds (via hun boekhoudsoftware) een pakket voor verbinding met de bank. Hoe past ShopPlus-CODA hierin?
ShopPlus-CODA houdt zich uitsluitend bezig met het inboeken van de dagafschriften. Het aanmaken van betalingsvoorstellen vanuit de boekhouding, die daarna aan uw bank worden overgemaakt gebeurt NIET door ShopPlus-CODA . Hiervoor blijft u uw bestaande software gebruiken, of u doet handmatige overschrijven.
De bestaande banksoftware van de diverse boekhoudpakketten op de Belgische markt doet slechts een zeer beperkte herkenning (afstemming) van de binnenkomende bankdagafschriften. Zo worden enkel de verrichtingen met een gestructureerde mededeling herkend (+++123/1234567/12+++) of enkel de verrichtingen die door de boekhouding aan de bank werden overgemaakt. De niet herkende bankbewegingen dienen dan handmatig van een boekhoud tegenpost voorzien te worden, hetgeen in de praktijk geen tijdswinst oplevert.
In de praktijk blijkt dit voor veel bedrijven onvoldoende te zijn.
Bedrijven die via hun standaard bankmodule slechts tot 5% automatische boekingen kwamen, realiseren via ShopPlus-CODA 99% automatische boekingen.
Zo herkent ShopPlus-CODA de dagafschriften aan ...
- het bankrekeningnummer van de tegenpartij (klant of leverancier)
- de verrichtingscode die door de bank aan de bankbeweging wordt gegeven (bijvoorbeeld: betaling salaris bedienden)
- de kostencode die door de bank aan de bankbeweging wordt gegeven (bijvoorbeeld: portkosten)
- de gestructureerde mededeling (+++123/1234567/12+++)
- één of meerdere herkenningsteksten uit de omschrijving van de verrichting (bijvoorbeeld: bruto bedrag, nettobedrag, commissie, winkelterminal en betalingsdatum voor een afrekeing met VISA in één van de winkels)
Met welke boekhoudpakketten werkt ShopPlus-CODA ?
ShopPlus-CODA werkt onafhankelijk van gelijk welk boekhoudpakket.
ShopPlus-CODA heeft een eigen lijst van de boekhoudtegenrekeningn, leveranciers en klanten.
Om te vermijden dat de boekhoudrekeningen, leveranciers en klanten dubbel moeten onderhouden worden (in het boekhoudpakket en in ShopPlus-CODA zijn er een aantal “bruggen” beschikbaar die de boekhoudrekeningen, leveranciers en klanten vanuit het boekhoudpakket automatisch overbrengen naar ShopPlus-CODA .
Vandaag bestaan er bruggen voor de diverse versies van de WinBooks en Cubic boekhoudprogramma's, bruggen voor andere boekhoudpakketten zullen op korte termijn volgen.
Voor het doorboeken van de bankafschriften naar uw boekhouding maakt ShopPlus-CODA gebruik van de bestaande “interface” modules die door uw boekhouding worden aangeboden. ShopPlus-CODA zal NOOIT rechtstreeks in de bestanden van uw boekhouding schrijven maar steeds via de door uw boekhoudpakketleverancier voorziene interface.
De controle op de geldigheid van de door ShopPlus-CODA aangeboden boekingen gebeurt door het interface-pakket van uw boekhoudprogramma. Na afloop van de boekingen toont ShopPlus-CODA u de berichten en eventuele fouten die door uw boekhoudpakket werden geconstateerd. U dient deze eerste te verbeteren alvorens de bankverrichtingen opnieuw ter doorboeking aan te bieden.
Enkele voorbeelden:
ShopPlus-CODA biedt de mogelijkheid om boekingen automatisch te laten gebeuren aan de hand van de verrichtingscode, de kostencode, de rekening tegenpartij of één of meerdere vrije teksten in de mededeling van het bank dagafschrift:
Het vastleggen van de boekhoud tegenposten voor deze automatische verrichtingen gebeurt zeer eenvoudig via zeer duidelijke inbrengschermen.
Zeer gebruiksvriendelijk
ShopPlus-CODA is, zoals alle software van ShopPlus zeer gebruiksvriendelijk.
Enkele voorbeelden:
Een rekenmachine is steeds ter beschikking. De rekenmachine neemt automatisch de waarde van het veld waarop men gepositioneerd staat over en plaats na berekening het resultaat automatisch in het veld terug.
Bij het invullen van datumvelden heeft men steeds een kalender ter beschikking.
Systeemvereisten voor ShopPlus-CODA
Voor het uitvoeren van het ShopPlus-CODA softwarepakket dient men te
beschikken over ..
- een PC met Windows 2000 of Window XP
- 128 MB intern geheugen
- een harde schijf met minstens 500 MB vrije ruimte
- vermits ShopPlus-CODA de CoDa bestanden bewerkt, die door uw bank worden aangeleverd via hun bankpakket of via Isabel, dienen deze bestanden via een modem of via Internet bij de bank te worden opgehaald. De PC waarop ShopPlus-CODA loopt, of een andere PC in het netwerk, dient dus met een modem te zijn uitgerust.
Voorlopig is er nog geen download versie van ShopPlus-CODA beschikbaar. Indien U graag meer informatie over ShopPlus-CODA wenst gelieve ons dan te contacteren op
info@shopplus.be
